Si tienes una empresa y todavía registras la jornada en papel, Excel o mediante un sistema sencillo, es normal que te preguntes si en 2026 tendrás que cambiarlo todo. La expresión fichaje digital obligatorio se está utilizando mucho, pero hay una diferencia importante entre lo que ya exige la ley y lo que todavía está pendiente de aprobarse.
A septiembre de 2026, registrar diariamente la jornada sigue siendo obligatorio en España. Lo que todavía no está en vigor es el nuevo Real Decreto que pretende convertir ese registro en un sistema digital con mayores garantías de trazabilidad, fiabilidad y acceso remoto. El texto continúa en tramitación y no ha sido publicado en el BOE.
En este artículo encontrarás qué exige actualmente la normativa, qué cambiaría con la nueva regulación, cuándo podría entrar en vigor, qué ocurre con las empresas de Granada y si realmente necesitas pagar por un programa de fichaje.
¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026?
No todavía. En septiembre de 2026, la obligación legal vigente es registrar diariamente la jornada, pero la normativa actual no establece todavía que todas las empresas deban utilizar obligatoriamente un sistema digital.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. Además, los registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer disponibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Por tanto, conviene separar dos conceptos:
- Registro de jornada: obligatorio desde 2019.
- Registro de jornada exclusivamente digital: nueva exigencia que todavía está pendiente de aprobación.
Esta distinción es especialmente importante porque algunos proveedores de software anuncian el fichaje digital como si ya fuese obligatorio. A día de hoy, esa afirmación no es correcta.
¿Qué dice el BOE sobre el fichaje digital obligatorio?
Actualmente no existe en el BOE un Real Decreto publicado que haya establecido definitivamente la obligación general de fichar digitalmente.
El Gobierno inició la tramitación de una reforma específica para modernizar el registro horario. El proyecto contempla medios digitales, trazabilidad, mayor accesibilidad y mecanismos que dificulten la modificación posterior de los registros. Sin embargo, el texto ha sufrido retrasos y modificaciones durante su tramitación.
Una de las novedades más relevantes del proceso es que el proyecto de reforma de la jornada laboral y del registro horario quedó separado de la reducción de la jornada máxima. El Congreso rechazó en septiembre de 2025 el proyecto relacionado con las 37,5 horas, mientras el Gobierno continuó trabajando en el registro horario mediante una vía reglamentaria independiente.
¿Por qué importa que todavía no esté en el BOE?
Porque una propuesta, un borrador o un anuncio ministerial no equivale a una obligación legal vigente.
Para una empresa, la diferencia es fundamental. Antes de modificar contratos, comprar equipos o asumir un coste mensual, hay que comprobar:
- Qué norma se ha aprobado.
- Qué fecha de publicación tiene en el BOE.
- Cuándo entra en vigor.
- Qué periodo de adaptación establece.
- Qué requisitos técnicos definitivos exige.
Este es uno de los puntos que más confusión está generando en 2026.
¿Cuándo entra en vigor el fichaje digital obligatorio?
Todavía no existe una fecha definitiva de entrada en vigor.
En septiembre de 2026, el Gobierno ha manifestado su intención de aprobar el Real Decreto con carácter inmediato después de cerrar acuerdos y realizar ajustes jurídicos derivados del dictamen del Consejo de Estado. Pero hasta que el texto sea aprobado y publicado en el BOE, no existe una fecha legal definitiva.
El calendario, por tanto, debe entenderse así:
Aprobación → publicación en BOE → entrada en vigor → posible periodo de adaptación.
No es correcto convertir una fecha anunciada políticamente en una fecha legal.
Una situación práctica
Imagina una pequeña empresa de Granada que tiene ocho trabajadores y utiliza una hoja de Excel para registrar entradas y salidas.
La empresa no debería pensar:
“El fichaje digital entra en vigor en septiembre, así que ya estoy incumpliendo.”
La situación correcta es otra: ya está obligada a registrar la jornada, pero la obligación específica de hacerlo mediante el nuevo sistema digital todavía depende de la aprobación definitiva de la reforma.
Eso no significa que pueda ignorar el cambio. Significa que puede prepararse sin confundir una norma futura con una obligación actualmente vigente.
¿Qué cambiará con la nueva ley de fichaje digital?
Aunque el texto definitivo todavía puede cambiar, las versiones conocidas de la reforma apuntan hacia un registro mucho más difícil de manipular.
Entre las características previstas destacan:
- Uso de medios digitales.
- Registro realizado personalmente por el trabajador.
- Mayor trazabilidad de los cambios.
- Garantías de autenticidad.
- Acceso a los datos del registro.
- Mayor disponibilidad para la Inspección de Trabajo.
- Conservación de la información durante cuatro años.
- Sistemas capaces de mostrar las modificaciones realizadas.
El proyecto de ley publicado en 2025 ya planteaba un nuevo artículo 34 bis del Estatuto de los Trabajadores y establecía que el registro diario se realizaría mediante medios digitales, con requisitos de objetividad, fiabilidad y accesibilidad.
No se trata simplemente de sustituir papel por una app
Este es un detalle que muchas empresas pasan por alto.
Un sistema digital no será necesariamente válido solo porque tenga una pantalla para pulsar “entrada” y “salida”.
La cuestión importante será qué ocurre con los datos después del fichaje.
Por ejemplo, si un trabajador ficha a las 08:03 y posteriormente alguien puede cambiar el registro a las 08:00 sin dejar ninguna huella, el sistema ofrece poca trazabilidad.
En cambio, un sistema preparado para la nueva filosofía normativa debería poder mostrar:
- cuándo se hizo el fichaje original;
- quién realizó una modificación;
- cuándo se modificó;
- qué dato se cambió;
- y qué información quedó registrada inicialmente.
Esta trazabilidad puede ser más importante que el simple hecho de utilizar una aplicación.
¿Qué empresas estarán afectadas?
La obligación de registrar la jornada no está reservada a grandes compañías.
Afecta a las empresas que tienen trabajadores por cuenta ajena, independientemente de que sean:
- grandes empresas;
- pymes;
- pequeños comercios;
- restaurantes;
- oficinas;
- empresas de servicios;
- negocios con trabajadores a distancia;
- empresas con varios centros;
- o negocios con pocos empleados.
Por eso, cuando se apruebe definitivamente el nuevo sistema, el impacto será especialmente relevante para las pequeñas empresas que todavía dependen de procedimientos manuales.
Fichaje digital obligatorio en Granada
Una empresa de Granada no tendrá una ley estatal diferente para el registro horario simplemente por estar ubicada en Granada.
La obligación laboral básica procede de la normativa estatal. Por tanto, una tienda en Granada, una gestoría en Madrid o una empresa de servicios en Valencia estarán sujetas al mismo marco estatal.
Lo que sí puede cambiar de una empresa a otra es la forma práctica de organizar el registro.
Por ejemplo:
Comercio
Los empleados pueden fichar desde una tablet situada en el establecimiento.
Empresa de construcción
Puede necesitar un sistema que permita registrar la jornada de trabajadores que se desplazan entre diferentes ubicaciones.
Trabajo remoto
Puede utilizarse un sistema que permita registrar el inicio y finalización de la jornada desde el dispositivo autorizado.
Restaurante
Puede ser útil un terminal común para que cada trabajador realice su propio fichaje.
La mejor solución no es necesariamente la más sofisticada. Es la que permite registrar correctamente la jornada real y conservar evidencias fiables.
¿Existe un fichaje digital obligatorio gratis?
Sí, existen herramientas gratuitas o con planes gratuitos que pueden servir para determinadas necesidades, pero hay que distinguir entre “gratis” y “adecuado legalmente”.
Una aplicación gratuita puede ser suficiente para una empresa muy pequeña si cumple las exigencias que finalmente sean aplicables.
Pero no deberías elegir un sistema solamente porque cuesta cero euros.
Antes de hacerlo, comprueba:
- cómo conserva los registros;
- si permite exportar información;
- quién puede modificar los datos;
- si registra las modificaciones;
- cuánto tiempo conserva la información;
- qué ocurre si un trabajador olvida fichar;
- cómo se gestionan las incidencias;
- y qué soporte ofrece.
Un sistema gratuito que no permite demostrar correctamente la jornada puede salir mucho más caro que uno de pago.
¿Qué debe hacer una empresa mientras llega la nueva norma?
La mejor estrategia no es esperar hasta el día de la publicación.
Puedes empezar con una revisión interna sencilla.
1. Comprueba tu sistema actual
Pregunta:
- ¿Todos los empleados fichan?
- ¿Se registra la entrada y la salida?
- ¿Se registran correctamente las pausas cuando corresponde?
- ¿Se conservan los datos?
- ¿Quién puede modificarlos?
- ¿Puedes localizar rápidamente los registros de hace dos o tres años?
Si alguna respuesta es “no lo sé”, existe un problema que conviene solucionar.
2. Revisa las incidencias
Un buen sistema no solo debe registrar fichajes perfectos.
También debe permitir gestionar situaciones reales:
- trabajador que olvidó fichar;
- salida anticipada autorizada;
- cambio de turno;
- desplazamiento;
- trabajo fuera del centro;
- error de fichaje;
- horas extraordinarias.
El procedimiento para corregir un error es especialmente importante.
3. Forma a los trabajadores
La tecnología no soluciona un procedimiento mal explicado.
Cada trabajador debería saber:
- cuándo debe fichar;
- cómo hacerlo;
- qué hacer si se equivoca;
- cómo comunicar una incidencia;
- y qué ocurre si olvida registrar una entrada o salida.
4. Haz una prueba antes de necesitarla
Esta es una recomendación práctica que suele ahorrar problemas.
Si finalmente la empresa tiene que adoptar un sistema digital, probarlo con antelación permite descubrir problemas de conexión, dispositivos compartidos, usuarios duplicados o dificultades con trabajadores desplazados.
No esperes al último día para descubrir que el sistema elegido no funciona correctamente con tu plantilla.
Errores frecuentes sobre el fichaje digital obligatorio
“Desde septiembre de 2026 ya es obligatorio”
No exactamente. Septiembre ha sido señalado como periodo para retomar la tramitación, pero a 14 de septiembre de 2026 el nuevo Real Decreto todavía no se ha publicado en el BOE.
“Como todavía no hay ley digital, no tengo que fichar”
Incorrecto.
El registro diario de jornada ya es obligatorio desde 2019. Lo pendiente es la nueva regulación que reforzaría y digitalizaría sus características.
“Excel siempre será ilegal”
No puede afirmarse eso todavía como regla general vigente. La cuestión cambiará si la nueva normativa finalmente exige determinadas características digitales que una hoja de cálculo no pueda garantizar.
Por eso conviene distinguir entre la legislación actualmente vigente y el contenido previsto del nuevo Real Decreto.
“Comprar una aplicación significa cumplir”
Tampoco.
La responsabilidad de cumplir la normativa corresponde a la empresa. El software es solamente una herramienta.
Tres detalles que muchas empresas pasan por alto
1. El problema no es solo el fichaje, sino las modificaciones
Una empresa puede tener cientos de registros aparentemente correctos y aun así tener un procedimiento débil si las correcciones pueden realizarse sin dejar evidencia.
Por eso, al evaluar un programa, pregunta específicamente cómo registra las modificaciones.
2. El trabajador también necesita un procedimiento claro
Decir “si olvidaste fichar, avisa a administración” es demasiado impreciso.
Es mejor establecer un proceso: quién recibe la incidencia, cómo se justifica, quién la valida y cómo queda registrada la corrección.
3. La adaptación tecnológica no debería comenzar por el precio
Una empresa con diez trabajadores no necesita necesariamente el programa más caro del mercado.
Primero debe identificar su funcionamiento real y después buscar una herramienta que encaje con él. Comprar funciones que nunca utilizará no mejora el cumplimiento.
¿Qué sanciones existen por no llevar correctamente el registro?
La obligación de registro de jornada ya está vigente, por lo que una empresa que no cumple actualmente puede enfrentarse a sanciones laborales.
El incumplimiento del registro horario se considera una infracción en materia laboral y las sanciones pueden variar según la gravedad y las circunstancias del caso. Fuentes especializadas sitúan actualmente las infracciones graves en materia de jornada dentro del rango de 751 a 7.500 euros.
Además, las propuestas de reforma pretenden reforzar el régimen sancionador y relacionar determinados incumplimientos con cada trabajador afectado. El proyecto de ley de 2025 contemplaba expresamente modificaciones en este sentido.
Por eso, no conviene esperar a la nueva norma para empezar a cumplir la obligación que ya existe.
FAQ
¿Cuándo entra en vigor el fichaje digital obligatorio en 2026?
A septiembre de 2026 no existe todavía una fecha definitiva. El Real Decreto que establecería las nuevas reglas continúa pendiente de aprobación y publicación en el BOE. El Gobierno ha anunciado su intención de aprobarlo próximamente, pero hasta su publicación no puede considerarse fijada una fecha legal definitiva.
¿El fichaje digital es obligatorio actualmente en España?
No como requisito general específico. Lo que sí es obligatorio desde 2019 es registrar diariamente la jornada, indicando el horario concreto de inicio y finalización. El nuevo sistema digital pretende reforzar la forma de realizar y conservar ese registro.
¿Puedo utilizar papel para registrar la jornada?
Con la normativa actualmente vigente, la obligación principal es disponer de un registro diario fiable, objetivo y accesible; no existe todavía una obligación general vigente que imponga exclusivamente el formato digital. Esto podría cambiar cuando se apruebe definitivamente la nueva regulación.
¿El fichaje digital obligatorio afecta a las empresas de Granada?
Sí, cuando la nueva regulación estatal entre en vigor, afectará también a las empresas de Granada que estén dentro de su ámbito de aplicación. No existe una excepción general por tratarse de una empresa situada en Granada. Lo que puede variar es el sistema práctico elegido por cada negocio.
¿Hay programas de fichaje digital gratuitos?
Sí, existen herramientas gratuitas y versiones sin coste, pero la gratuidad no garantiza por sí misma el cumplimiento legal. Antes de elegir una solución hay que comprobar sus funciones de conservación, trazabilidad, gestión de incidencias y acceso a los registros.
¿Qué debería hacer una empresa ahora?
Debe seguir cumpliendo la obligación actual de registrar diariamente la jornada y conservar los datos durante cuatro años. Al mismo tiempo, es razonable revisar si el sistema actual podría adaptarse a requisitos digitales más exigentes. Así se evita una implantación apresurada cuando la nueva norma sea finalmente publicada.
Conclusión
El fichaje digital obligatorio 2026 está generando mucha confusión porque se mezclan tres situaciones diferentes: la obligación de registrar la jornada que existe desde 2019, el nuevo Real Decreto que todavía está en tramitación y los anuncios sobre cuándo podría aprobarse.
La respuesta más importante para una empresa es sencilla: hoy ya tienes que registrar la jornada, pero el nuevo fichaje digital obligatorio todavía no está vigente. En septiembre de 2026 el Gobierno sigue trabajando para sacar adelante la reforma, pero hasta que aparezca publicada en el BOE no existe una fecha definitiva que permita afirmar que la nueva obligación ya ha entrado en vigor.
La mejor estrategia es aprovechar este periodo para revisar el sistema actual, ordenar las incidencias y comprobar qué solución digital podría adaptarse a la empresa. De ese modo, cuando llegue la norma definitiva, el cambio será una adaptación planificada y no una carrera contrarreloj.
